Die Kassenverwaltung – Teil IV: Was ist DIE ERKENNTNIS?

06.06.2022 //

Ein aufmerksamer Gemeindebürger und Leser hat mich dieser Tage darauf aufmerksam gemacht, dass es zum Thema Kassenverwaltung nun doch eine offizielle Ausschreibung gegeben hat, und hat mir dankenswerterweise die Ausschreibung – ergangen als „Postwurf“ mit Datum 24.03.2022 – zugemailt. Ich möchte mich ganz herzlich dafür bedanken; man muss eben manchmal etwas am Baum rütteln, damit die Früchte herunterfallen.

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie es – angesichts des mir zur Kenntnis gebrachten Postwurfs – um meine Kritik und Analyse bestellt sei. Die Antwort ist simpel, denn ich habe ja immer in jedem meiner Artikel die Existenz einer offiziellen Ausschreibung nicht ausgeschlossen, sondern hauptsächlich über die öffentliche Wahrnehmung gesprochen. Ich betreibe hier ja einen gemeinde-politischen Blog und keine rechtswissenschaftliche Diskursplattform.

ZUSAMMENFASSUNG

Dennoch ist es nun an der Zeit das Kapitel Kassenverwaltung (vorläufig) abzuschließen und unsere Schlussfolgerungen aus den letzten drei Monaten zu ziehen. Nachdem es nicht so aussehen soll, als würde ich unsere Gemeindemandatare samt Bürgermeister nur mit der schüttelnden Faust beurteilen, zunächst die positiven Aspekte (= das LOB):

1.) Der Bürgermeister hat am Tag 1 seiner Amtszeit ordnungsgemäß seinen Posten als Kassenverwalter aufgegeben und sich noch in der gleichen Sitzung (17.03.2022) vom Gemeinderat die Erlaubnis geholt, eine Ausschreibung für die Finanzverwaltung vorzunehmen.

2.) Bereits am 24.03.2022 wurde durch den Bürgermeister im Info-Blatt Nr. 04 der amtlichen Mitteilungen die offizielle Ausschreibung für den Posten des Finanzverwalters per Postwurf versendet.

3.) Die interimistische Führung der Buchhaltung – am 05.05.2022 erfolgte schließlich die Anstellung der neuen Finanzverwalterin – wurde durch Christian Ihrenberger selbst völlig richtig und wichtig wahrgenommen, wofür er sich auch vollkommen korrekt einen entsprechenden Gemeinderatsbeschluss abholte (07.04.2022).

4.) Bei der am 05.05.2022 erfolgten Anstellung von Manuela Lechner wurde eine überaus kompetente und gute Fachkraft zur Finanzverwalterin der Gemeinde bestellt, über die man rundherum nur Gutes gehört hat – eine gelungene und tolle Verstärkung des Gemeindeteams.

5.) Der Themenkomplex Umorganisation Gemeindebuchhaltung / Finanzverwaltung wurde in kurzer Zeit erledigt und somit kann man sagen, dass sich alle Beteiligten der Dringlichkeit und Wichtigkeit dieser Sache bewusst gewesen sind.

Soviel zum Lob – und auch ein Dank an die Gemeinderäte und dem Bürgermeister, da eine ordentlich und solide aufgestellte Finanzverwaltung ja vor allem auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommt.

Nun zu den weniger gelungenen Aspekten (= die KRITIK), die sich durch das Vorhandensein eines Ausschreibungsblattes ja nicht geändert haben und weiterhin existent sind. Bei dieser Gelegenheit darf ich noch anmerken, dass meine Kritik ja nicht dazu dient, mich an den Gemeinderatsmitgliedern samt Bürgermeister abzuarbeiten, sondern insbesondere die handelnden Personen mit einer zusätzlichen Information versorgen soll, wie ihre Entscheidungen aufgefasst werden, was im Idealfall dazu führt, dass sie in ihren Handlungen professioneller und besser werden. So etwas nennt man auch: konstruktive Kritik.

1.) Es wäre von Vorteil gewesen, wenn bereits bei der konstituierenden Sitzung am 17.03.2022 ergänzend zum „Kündigungsschreiben“ den Gemeinderäten der Ausschreibungsentwurf zur vorbereitenden Ansicht ausgeteilt worden wäre. Der Bürgermeister braucht keine Erlaubnis des Gemeinderates, um eine Ausschreibung vorzubereiten, sondern nur, um eine auszuschicken. Das vorliegende einseitige Blatt hätte sicher schon am 17.03.2022 vorliegen können.

2.) Die „Rücklegung der Funktion“ des Kassenverwalters durch Christian Ihrenberger wirft immer noch Fragezeichen auf, insbesondere, da in der offiziellen Ausschreibung auch nirgends vermerkt ist, dass die Stelle offensichtlich nur temporär zu besetzen ist. „Für die Dauer der Bürgermeisteramtszeit“ ist definitiv kein Zurücklegen eines Postens und daher keine Situation, mit der sich der Gemeinderat einfach so zufriedengeben sollte. Die Optik, die eine „Rückkehroption“ für den Bürgermeister in die Kassenverwaltung mit sich bringt, ist definitiv nicht gelungen und kann durch nichts beschönigt werden.

3.) Die Ausschreibung vom 24.03.2022 erfolgte via Postwurf. Vielleicht wurde sie ja auch noch inseriert, aber die Leute, die ich gefragt habe, haben sie nicht gefunden. Abgesehen davon, dass in der Ausschreibung ein paar Punkte sehr unkonkret sind (für „20 bis 40 Stunden pro Woche“; „Entlohnung erfolgt nach den Bestimmungen des Tiroler Gemeinde-Vertragsbediensteten-Gesetzes 2012“), ist ein Postwurf nicht notwendigerweise das massentauglichste Mittel, um nach qualifizierten Persönlichkeiten für die Finanzverwaltung zu suchen. Vielleicht erhellt mich ja jemand mit der Zusendung eines Zeitungsinserates, aber ich werde den Eindruck nicht los, dass man die Suche so gestaltet hat, dass sie nur ja nicht zu viele Leute – und schon gar keine Menschen aus anderen Gemeinden – mitbekommen. Der Bürgermeister kann wirklich nichts dafür, wenn der Postwurf nicht – wie beabsichtigt – alle Haushalte erreicht, aber so wie es aussieht haben mehrere Personen den Postwurf einfach nicht bekommen. Was allerdings schon merkwürdig ist: ich bediene mich zur Informationsgewinnung in erster Linie (weil ich das von der ganzen Welt aus kann) der Homepage der Gemeinde. Meine Annahme, dass es keine offizielle Ausschreibung gab, rührte nicht zuletzt daher, dass diese Ausschreibung nicht ihren Weg auf die Homepage fand bzw. von mir dort nicht unter „Amtstafel“ gefunden werden konnte. Und einen weiteren Aspekt möchte ich hier erwähnen: die Ausschreibung selbst beschreibt eine Bewerbungsfrist, die am 15.04.2022 endete. Mag sein, dass ich hier etwas pingelig bin, aber meiner Ansicht nach ist die Finanzverwaltung – noch dazu bei einer Gemeinderatssitzung, wo es (fast, wäre da nicht GV Peter Reinpold gewesen) nur um Finanzen ging! – schon ein sehr wichtiges Thema, zu dem der Bürgermeister bei der Sitzung am 27.04.2022 etwas sagen hätte können. Dass der Bürgermeister bei der Sitzung am 07.04.2022 niemanden über den Fortgang der Finanzverwalter-Suche informiert ist nachvollziehbar, immerhin ist die Deadline für die Bewerbungen an diesem Tag noch nicht erreicht. Aber am 27.04.2022 hat der Bürgermeister laut Protokoll nichts zu berichten und auch die Gemeinderäte erkundigen sich beim Tagesordnungspunkt „Anfragen“ nicht nach der Personalsuche für die Kassenverwaltung? Wenn der Bürgermeister kurz dazu Stellung bezogen hätte (und das dann auch im Protokoll ersichtlich gewesen wäre), wären Mutmaßungen zur Existenz einer Ausschreibung gar nicht erst aufgekommen.

4.) Eine Ausschreibung sollte meiner Meinung nach immer im Entwurf zuerst den Gemeinderäten vorliegen, damit sie wissen, was an die Öffentlichkeit gelangt. Ich vertraue Christian Ihrenberger, dass er inzwischen lange genug Erfahrung im Verwaltungsbereich hat, um ziemlich gut zu wissen, wie etwas auszusehen hat, bevor er es hinausgibt. Trotzdem sind die vagen Punkte „Entlohnung“ und „Stunden pro Woche“ zumindest hinterfragenswert. Mir ist schon klar, dass bei der dringenden Suche nach einem Finanzverwalter gerne jeder für 20 Stunden genommen wird, sollte sich für 40 Stunden niemand bewerben. Aber setzt man dies in den Kontext mit der Gemeinderatssitzung vom 07.04.2022 und der dortigen Anstellung von Christian Ihrenberger als Buchhalter, so tut sich doch ein Widerspruch auf: sollte sich bis zum 07.04.2022 noch niemand beworben haben (oder noch kein Vorstellungsgespräch stattgefunden haben), kann dort nicht absehbar gewesen sein, für wie viele Stunden man Christian Ihrenberger als Buchhaltungskraft benötigt. Ergo hätte man den Anstellungsbeschluss nicht mit einer fixen Stundenzahl versehen sollen, sondern sich das offen lassen müssen mit dem Hinweis, dass die Stunden die Arbeitszeit der Finanzverwaltung „ergänzen“ sollen. Oder es gab bis zum 07.04.2022 schon eine oder mehrere Bewerbungen, dann wäre es aber hilfreich gewesen, wenn es schon in dieser Sitzung einen Zwischenbericht über die Suche gegeben hätte. Dass in der Ausschreibung bei der Entlohnung nur auf den Gesetzestext verwiesen wird, nötigt mir einerseits Respekt ab, denn damit hat der Bürgermeister bewiesen, dass er sich auch als Fallensteller betätigen kann, denn wer nicht weiß wo er zu suchen hat um zu finden, was die Entlohnung sein soll, hat im Bewerberfeld ohnehin nichts verloren (Gratulation, hätte ich nicht besser machen können). Andererseits wirkt die Ausschreibung dadurch aber auch nicht besonders transparent (ich selbst bevorzuge auch eine eher flexiblere Ausschreibung, das möchte ich hier festhalten!), besonders wenn man den Rest der Ausschreibung ansieht und auch ihre öffentliche Verbreitung mitbedenkt.

5.) Die Bestellung von Manuela Lechner zur Finanzverwalterin wirft immer noch Fragen auf, unabhängig von der Ausschreibung. Eine der wichtigen Fragen lautet, ob die Gemeindeführung schon bei der Ausschreibung Manuela Lechner als potenzielle Mitarbeiterin im Auge gehabt hat oder nicht. Denn hätte man die Ausschreibung veranstaltet (und deshalb die Personalsuche eher unter dem Radar gehalten) und gleichzeitig bereits Gespräche mit ihr geführt, wäre das der Punkt, wo Medien und Politik im Normalfall laut „Postenschacher“ schreien. Ich behaupte nicht, dass der zeitliche Ablauf so erfolgt ist, aber gerade deshalb wäre ja eine begleitende Kommunikation im Rahmen der Postensuche wichtig gewesen. Mir ist schon klar, dass „Personalangelegenheiten“ immer unter Ausschluss der Öffentlichkeit behandelt werden, aber in diesem speziellen Fall wäre es für den Bürgermeister von Vorteil gewesen, wenn er öffentlich erwähnt hätte wie sich die Suche gestaltet und wie viele Bewerber es gibt – und dies auch protokollieren lässt, denn dann wäre für jeden klar gewesen, dass es bei der Bestellung mit rechten Dingen zugeht.

6.) Ebenfalls unabhängig von einer Ausschreibung ist die Problematik zu werten, dass die Gemeinderäte eigentlich im Normalfall vor einer Abstimmung die Vertragsentwürfe haben müssten und dann auch darüber befinden können, ob es – und wenn ja welche – noch zu Änderungen kommen sollte oder nicht. Das gilt im Übrigen für jede Art von Anstellungsverträgen.

7.) Schließlich bleibt die ungewöhnliche Struktur in der Finanzverwaltung auch unabhängig von einer Ausschreibung zu erwähnen, nämlich die Sandwich-Situation, bei der der Bürgermeister und Buchhalter sowohl Vorgesetzter als auch Untergebener der neuen Finanzverwalterin ist.

8.) Ergänzend ist ebenso die Frage offen, wieso die Gemeinde plötzlich statt 40 Stunden pro Woche in ihrer Finanzverwaltung nun 55 Stunden pro Woche benötigt, wo sich der Arbeitsaufwand doch eigentlich nicht sonderlich erhöht haben dürfte, bedenkt man, dass die großen Projekte (Vereinshaus, Sportplatz, Naturparkhaus / Holzerhütte), die ein regelmäßiges Kostenmonitoring erfordert haben, vorbei sind. Es bleibt zu hoffen, dass diese Maßnahme der weiten Vorausschau des Bürgermeisters geschuldet ist, der weiß, dass es viele weitere (parallel laufende) Projekte geben wird, wie etwa das Gewerbegebiet und ähnliche für die Wirtschaft wichtige Vorhaben.

Ich fasse zusammen: trotz einer ordnungsgemäßen Ausschreibung des Postens für die Finanzverwaltung gibt es eine Reihe von Punkten, die davon unabhängig auf einen Optimierungsbedarf hinweisen. Ich bin sehr froh, dass ich nunmehr Kenntnis von dieser Ausschreibung habe, denn so kann man der Öffentlichkeit auch erklären, dass nicht alles, was ich in meiner Beschreibung der Außenwirkung, wirklich Berechtigung hat so gesehen zu werden. Aber auch, wenn sich einiges glücklicherweise nicht bestätigt hat, dient es doch als Hinweis, was geschehen wäre, bzw. wie etwas gesehen wird, wenn eine Postenbesetzung nicht komplett richtig vorgenommen wird.

SCHLUSSFOLGERUNGEN

Was also ist die Lehre, die aus dieser Geschichte gezogen werden kann? – Antwort: es gibt einen optimalen Weg, wie mit Postenbesetzungen umgegangen werden soll und je mehr man diesen berücksichtigt, desto weniger Kritik wird es geben und desto professioneller wirkt das Agieren des Gemeinderates.

1.) Der Bürgermeister ist er erste, der weiß, welchen Personalengpass er bekommt und wo Handlungsbedarf ist. Daher ist es seine Aufgabe, den Gemeinderat zu informieren und bei dieser Gelegenheit schon den Entwurf einer Stellenausschreibung vorzulegen. Der Gemeinderat muss diesen ja nicht blind zur Kenntnis nehmen, sondern kann sich einbringen, Vorschläge machen und am Ende spart man sich Zeit. Die Vorschläge der Gemeinderatsmitglieder sind dann in der Ausschreibung abgebildet.

2.) Je brisanter und höherwertiger die Position ist, die man besetzen muss, desto umfassender muss die öffentliche Kommunikation darüber sein. Postwürfe fürs Gemeindegebiet sind schön, aber sollten mit Inseraten und Links auf der Gemeindehomepage zu diesem Thema verbunden werden – und zwar nicht nur vorübergehend auf die Homepage gestellt werden, sondern auch permanent, sodass Interessierte auch nachlesen können, dass die Bewerbungsfrist abgelaufen ist, wenn sie vielleicht zu spät reagiert haben.

3.) Noch während der Ausschreibungsphase sollte ein Vertragsentwurf erstellt werden, der den Gemeinderäten zur Kenntnis gebracht wird. In dieser Phase weiß man ja dank der Ausschreibung schon, was genau gesucht wird und kann das dann im Entwurf festhalten. Der Entwurf ist eine Diskussionsgrundlage für die Gemeinderäte. Bei neuen Verträgen für alte Posten sollten auf jeden Fall die Verträge der Vorgänger in den Funktionen als Grundlage dienen, damit man einerseits eine Vergleichbarkeit hat, wie bisher etwas formuliert war, und andererseits welche Punkte man ergänzen könnte, die man bei vorhergehenden Verträgen vielleicht nicht gehabt hat, man hinterher aber gerne aufgenommen gewusst hätte. Sollte sich während der Bewerbungsgespräche herausstellen, dass ein paar Punkte geändert werden müssen, um eine bestimmte Person für eine offene Stelle zu gewinnen, kann mittels Korrekturmodus in der Textdatei den Gemeinderäten die Adaptierung des Entwurfs leicht und verständlich näher gebracht werden.

4.) Bis zur definitiven Bestellung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters sollte der Gemeinderat und die Öffentlichkeit (auch protokolliert) darüber am Laufenden gehalten werden, wie die Suche nach Mitarbeitern voran geht. Je öfter man medienöffentlich berichtet, desto mehr Menschen werden über die offene(n) Stelle(n) informiert und vielleicht bewerben sich sogar Menschen, die in der ersten Berichtsrunde noch nichts von der offenen Stelle gewusst haben.

5.) Nach Einlangen der Bewerbungen gilt es ein Hearing für die Gemeinderäte (oder den zuständigen Ausschuss – im aktuellen Fall gibt es keinen Personalausschuss, deshalb ist das entsprechende Gremium der Gemeindevorstand) zu veranstalten. Dies gilt auch, wenn es nur eine Bewerberin oder einen Bewerber gibt. Wichtig ist, dass alle Fraktionen die Möglichkeit haben hinter einer Postenbesetzung zu stehen und somit für die Öffentlichkeit auch klar nachvollziehbar wird, wie der Postenbesetzungsvorgang vonstattengegangen ist.

6.) Jede neue Stelle, die besetzt wird, sollte vom Bürgermeister über die Medien nach erfolgtem Gemeinderatsbeschluss kommuniziert werden. Die Erwähnung im Protokoll genügt nicht, denn der Bestellungsvorgang wird ja in einer nicht öffentlichen Sitzung abgehandelt. Im besten Fall veröffentlicht der Bürgermeister am nächsten Tag eine Presseaussendung (zumindest für die Regionalblätter), in der er die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter vorstellt, die Qualifikationen hervorhebt, den Grund erwähnt, wieso die Wahl auf diese Person gefallen ist, und zum Schluss das neue Teammitglied herzlich willkommen heißt. Damit kennt dann die breite Öffentlichkeit gleich die neuen Ansprechpartner in der jeweiligen Funktion, spürt die Wertschätzung, die innerhalb des Gemeindeamtes für die Mitarbeiter besteht, und fühlt sich über alles informiert.

7.) In Fällen, in denen der Bürgermeister selbst betroffen ist, sollte mit größtmöglicher Behutsamkeit vorgegangen werden. Im Idealfall lässt der Bürgermeister den entsprechenden Tagesordnungspunkt aus und überlässt es dem Vizebürgermeister die Sitzung zu moderieren und entsprechende Anträge zu stellen. Je transparenter klargestellt wird, dass die Anstellung des Bürgermeisters eine nicht zu vermeidende Notwendigkeit und nicht sein eigenes Wunschkonzert ist, desto weniger werden Theorien aufpoppen warum und weshalb diese Anstellung notwendig wäre.

Auch wenn dieser Text hier länger ist: die Vorgänge Nr. 1 bis 7 sind auch binnen einem Monat zu erledigen, also kann man auch dringliche Angelegenheiten innerhalb eines Mindestzeitraums umsetzen.